Регистрация контрольно-кассовой техники (ККТ) регулируется:
— ст. ст. 4 и 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (Закон о ККТ);
— Положением о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470) (Положение);
— Административным регламентом предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.06.2012 N 94н) (Регламент);
— Приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».
При осуществлении наличных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг организации и индивидуальные предприниматели в обязательном порядке должны применять ККТ (п. 1 ст. 2 Закона о ККТ).
Применяемая ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах (абз. 3 п. 1 ст. 4, абз. 2 п. 1 ст. 5 Закона о ККТ).
В некоторых случаях, установленных Законом о ККТ, организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт. Организации и предприниматели осуществляющие те виды деятельности, при которых не требуется применение ККТ, вправе не приобретать ККТ и не регистрировать ее.
По общему правилу кредитная организация не применяет ККТ, за исключением ряда случаев (п. 1.1 ст. 2 Закона о ККТ). К ним относится осуществление наличных денежных расчетов с использованием:
— платежного терминала, если данные расчеты не отражаются ежедневно в бухучете в соответствии с актами Банка России (абз. 2 п. 1.1 ст. 2 Закона о ККТ);
— платежного терминала, установленного вне помещения этой кредитной организации (абз. 3 п. 1.1 ст. 2 Закона о ККТ).
Согласно разъяснениям Банка России помещения кредитной организации — это те помещения, в которых расположены организация или ее подразделения (письмо Банка России от 26.12.2013 N 02-45-2/6525);
— платежного терминала, не являющегося основным средством этой кредитной организации и не принадлежащего только ей на праве собственности (абз. 4 п. 1.1 ст. 2 Закона о ККТ).
Платежные агенты (юридические лица или индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц) при приеме платежей вправе использовать платежные терминалы (п. 3 ст. 2, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами»). В таком случае в составе терминалов внутри их корпусов должна быть установлена контрольно-кассовая техника (п. 1.1 ст. 4 Закона о ККТ, п. 1 ст. 6 указанного Федерального закона).
В соответствии с п. 1.1 ст. 4 Закона о ККТ контрольно-кассовая техника в составе платежного терминала и банкомата должна быть зарегистрирована в налоговом органе по месту учета налогоплательщика с указанием адреса места ее установки.
Контрольно-кассовая техника регистрируется налоговыми органами по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика (абз. 3 п. 1 ст. 4 Закона о ККТ). ККТ регистрируют территориальные налоговые органы — инспекции ФНС по району, району в городе, городу без районного деления, инспекции межрайонного уровня (абз. 2 п. 1, п. 18 Регламента).
Регистрация осуществляется налоговыми инспекциями:
— в отношении ККТ организации — по месту нахождения организации (которое определяется местом ее государственной регистрации — п. 2 ст. 54 ГК РФ) (абз. 1 п. 15 Положения, п. 20 Регламента);
— в отношении ККТ индивидуального предпринимателя — по месту жительства индивидуального предпринимателя (абз. 1 п. 15 Положения, п. 20 Регламента);
— в отношении ККТ, используемой обособленным подразделением — по месту нахождения обособленного подразделения (абз. 2 п. 15 Положения, абз. 1 п. 21 Регламента).
Аналогичный порядок применяется и при регистрации ККТ в составе платежных терминалов и банкоматов (письма Минфина России от 11.08.2009 N 03-01-15/8-409, от 11.08.2009 N 03-01-15/8-408).
Если организация имеет несколько обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании (либо в г. г. Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе), но на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, она может быть поставлена на учет по месту нахождения одного из этих подразделений, которое определяется ею самостоятельно (абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ). В таком случае ККТ, используемая в обособленных подразделениях, должна быть зарегистрирована в том налоговом органе, в котором организация поставлена на учет по месту нахождения обособленных подразделений (абз. 2 п. 21 Регламента, письмо Минфина России от 18.08.2010 N 03-01-15/7-183, п. 5 письма ФНС России от 10.06.2011 N АС-4-2/9303@).
Контактная информация территориальных налоговых органов, осуществляющих регистрацию ККТ, должна быть приведена на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru), сайтах самих территориальных органов, а также на Едином портале госуслуг (www.gosuslugi.ru) (п. 6 Регламента). Также данная информация может быть доступна на сайтах управлений ФНС России по субъектам РФ (контактная информация, в том числе адреса сайтов УФНС России, по субъектам РФ приведена в Приложении N 1 к Регламенту).
Контрольно-кассовая техника, используемая организациями и индивидуальными предпринимателями, должна соответствовать ряду требований, в общем виде установленных п. 1 ст. 4 Закона о ККТ:
— должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;
— должна быть исправна и опломбирована в установленном порядке;
— должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме (о фискализации ККТ, т.е. включении фискального режима, см. в разделе данного материала об осмотре контрольно-кассовой техники и ее фискализации).
Требования к ККТ в составе платежного терминала и банкомата установлены в п. 1.1 ст. 4 Закона о ККТ.
Конкретные требования к применяемой ККТ перечислены в п. 3 Положения.
Модели ККТ, которые применяются при осуществлении денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт, должны быть включены в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 3 Закона о ККТ). Данный реестр ведется ФНС России (пп. 5.5.11 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 N 506).
Модели ККТ, исключенные из Государственного реестра ККТ, могут применяться далее до истечения установленного изготовителем срока службы, но не более 10 лет (п. 5 ст. 3 Закона о ККТ).
Контрольно-кассовая техника, исключенная из Государственного реестра ККТ, должна соответствовать требованиям, которые действовали при ее включении в реестр (п. 5 Положения).
Организации и индивидуальные предприниматели в случае приобретения бывшей в употреблении контрольно-кассовой техники, модель которой исключена из Государственного реестра ККТ, с неистекшим сроком службы, установленным производителем, не смогут зарегистрировать ее в налоговых органах. Ранее Минфин России высказывал аналогичную позицию в случаях, когда период, в течение которого можно было продолжать использовать бывшую в употреблении ККТ, зависел от нормативного срока амортизации (письма Минфина России от 28.08.2009 N 03-01-15/9-433, от 16.07.2008 N 03-01-15/9-267).
В указанных письмах приводится лишь ряд случаев, в которых допускается перерегистрация исключенной из реестра ККТ с неистекшим нормативным сроком амортизации. К ним относятся:
— изменение наименования организации или фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя;
— изменение места нахождения организации или места жительства индивидуального предпринимателя;
— реорганизация организации;
— возобновление физическим лицом предпринимательской деятельности (его государственная регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, если ранее предпринимательская деятельность была им прекращена);
— внесение ККТ в уставный капитал (уставный фонд) организации;
— регистрация организации физическим лицом, которое является (или являлось) индивидуальным предпринимателем и на которого была зарегистрирована ККТ.
Необходимо отметить, что срок эксплуатации контрольно-кассовой техники, исключенной из Государственного реестра ККТ, изменен (ст. 1 Федерального закона от 08.03.2015 N 51-ФЗ). На данный момент ее можно применять до истечения установленного изготовителем срока службы, но не более 10 лет (п. 5 ст. 3 Закона о ККТ). Не следует приобретать бывшую в употреблении ККТ, исключенную из реестра, срок службы которой не истек, так как налоговые органы, вероятно, откажут в ее регистрации.
Применение ККТ, которая используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка ее регистрации, является административным правонарушением, за которое в ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ установлена ответственность в виде предупреждения или штрафа:
— для граждан — от 1500 до 2000 руб.;
— для должностных лиц (в том числе индивидуальных предпринимателей — примечание к ст. 2.4 КоАП РФ) — от 3000 до 4000 руб. При этом согласно примечанию к ст. 2.4 КоАП РФ такими лицами являются руководители и иные работники организаций, выполняющие организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции;
— для юридических лиц — от 30 000 до 40 000 руб.